Ihr Urlaub ist gebucht, steht kurz bevor und Sie freuen sich eigentlich schon Wochen und Monate darauf, endlich einmal zur Ruhe zu finden, zu entspannen und nichts vom Büro mitzubekommen. Doch der innere Schweinehund lässt viele auch im Urlaub nicht in Ruhe und man denkt am Strand und auf dem Segelboot dann letzten Endes doch daran, wie es wohl ohne einen im Büro läuft.
Nicht nur der Haufen an E-Mails und Notizen der Kollegen, den man nach der Rückkehr aus seinem Urlaub erwarten kann, lässt viele Arbeitnehmer in Deutschland grauen, sondern ebenso hat man Zweifel, gerade im Urlaub den Deal des Jahres zu verpassen und eine riesige Möglichkeit durch die Finger rieseln zu lassen. Nur weil man in dem Moment in Sardinien am Strand verbracht hat, statt in den klimatisierten norddeutschen Büroräumen zu sitzen. Doch das muss nicht sein. Also schon der Urlaub, aber nicht die Angst und Sorge, man könnte dabei etwas verpassen.
Telefonservice-Agenturen: das Beste für Sie und Ihre Kunden
Nicht umsonst gibt es Urlaubsvertretungen oder Call Center, die sich gezielt um die Betreuung und eine vorläufige Abspeisung der Kunden kümmern, während man selbst im Urlaub ist. Agenturen wie tel-inform nehmen Anrufe Ihrer Kunden in Ihrem Namen entgegen und stellen die Anrufer in dringenden Fällen denn entweder zu einem Ihrer Kollegen durch oder hinterlassen Ihnen bei Anliegen, die Aufschub dulden, eine Notiz, um die Angelegenheit nach ihrem Urlaub persönlich erledigen und mit Ihrem Kunden absprechen zu können. So wissen Sie Ihre Kunden gut aufgehoben und betreut, während Sie in Sardinien Cocktails schlürfen, Städte besichtigen oder auf Tauchgang sind – und kein Geschäft kann Ihnen dabei durch die Lappen gehen. Für besondere Workaholics kann man bei der jeweiligen Agentur auf Wunsch auch gezielte Anweisungen hinterlegen und Kundennamen anführen, die in dringenden und prekären Fällen aufs Mobiltelefon an den sardischen Strand weitergeleitet werden. Firmen wie tel-inform verfügen über kompetente und flexible Mitarbeiter, die sich innerhalb kürzester Zeit mit Ihrem Unternehmen, der Unternehmensstruktur, den verschiedenen Ansprechpartnern und Abteilungen vertraut machen, so dass sie Ihren Kunden in Vertretung einen angemessenen Service bieten können.
Organisierte Übergabe, das A und O der Urlaubsvertretung
Eine andere, aber kostenintensivere Methode der Urlaubsvertretung ist, wenn Sie für den gezielten Zeitraum eine Person in Vollzeit beschäftigen. Dabei bedarf es allerdings einer gut organisierten Übergabe und weitaus aufwendigeren Vorbereitungen. Sie sollten Ihrer Vertretung schon vor dem Einarbeiten die wichtigsten Dinge in einer Checkliste notiert haben, Listen mit Namen, Telefonnummern und Verantwortlichen erstellen und sich schon einmal überlegen, welche Dinge während Ihrer Abwesenheit anfallen werden und was damit auf die vertretende Person zukommt. Bestenfalls ein bis drei Tage vor Ihrem Urlaub einarbeiten und die wichtigsten Unterlagen sowie aktuelle Angelegenheiten übergeben. Vermitteln Sie Ihrer Vertretung einen kleinen Überblick über Ihre Kunden und deren Aufträge wie Projekte. So fällt es der Vertretung leichter, Sachverhalte und Dringlichkeiten abzuschätzen und in prekären Fällen lieber einen Kollegen um Rat zu fragen. Und dann: Beine hoch legen und entspannt in den Urlaub düsen!